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¿Cómo puedo organizar un evento virtual con éxito?

Publicado: 13 / 03 / 2020
¿Cómo puedo organizar un evento virtual de manera exitosa?
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La crisis del coronavirus está obligando a las entidades a cancelar sus eventos presenciales y muchas de ellas se están planteando la posibilidad de trasladarlos al mundo virtual. Si este es tu caso, te ayudamos a contestar a varias preguntas que van a surgirte.

1.- ¿Qué tipo de eventos pueden realizarse de forma virtual?

Lo primero que tenemos que saber es que la mayoría de eventos pueden tener su adaptación al mundo digital. Igual hasta ahora no te lo habías planteado, pero cualquier congreso, feria, jornada de conferencias o presentación de productos puede llevarse a una versión virtual, siempre y cuando no necesitemos saborear, oler o sentir la textura de aquellos productos que se presentan, al menos por el momento.

Incluso podemos realizar actividades de teambuilding, clases de formación o sesiones de networking dentro de un entorno virtual y el nivel de interacción se asemeja bastante al de los lugares físicos, aunque no podamos tocarnos.

2.- ¿Qué plataforma debo utilizar?

Hoy en día hay muchas plataformas a nivel mundial que se venden como software de eventos virtuales. Sin embargo, no todas son iguales y existen diferencias significativas entre ellas. En todas sus páginas web verás fotografías de avatares, pero la gran mayoría de estas plataformas no son interactivas al 100% y esto no lo sabes hasta que no te hacen una demo y pruebas en primera persona el producto. Para empezar podríamos hacer una distinción entre dos tipologías de plataforma:

  • Las plataformas pasivas. Las denominamos así porque se asemejan a un directorio o webinar, te permiten ver y oír, pero realmente no dispones de un avatar que pueda moverse por los entornos e interactuar con todas las personas que tengas a tu alrededor.
  • Las plataformas exploratorias e interactivas. Este tipo de plataformas presentan un alto nivel de interacción y algunas incluso permiten experiencias inmersivas gracias a la tecnología de realidad virtual. Con ellas podremos desplazarnos por el espacio a través de un avatar y explorarlo, así como hablar con los que están a nuestro alrededor. 

Por supuesto el precio entre la primera tipología y la segunda difiere mucho, siendo más caras las plataformas del segundo tipo, pero la realidad es que se trata de productos totalmente diferentes. Si lo que buscas es experiencia de cliente te aconsejamos que utilices una plataforma interactiva, aunque tengas que pagar algo más por ello. Nosotros solo ofrecemos plataformas interactivas porque las planas las catalogamos más como directorios con chatbox o webinars clásicos pero no como eventos virtuales puros. Además del nivel de interacción hay otras cuestiones técnicas y de accesibilidad que diferencian a unas plataformas de otras y es importante que conozcas antes de decidir sobre qué tecnología realizarás tu evento.

3.- ¿Puedo contratar directamente con el fabricante de la plataforma?

Algunas plataformas solo funcionan a través de partners como nosotros, pero hay otras con las que podrás contratar directamente. No obstante, te aconsejamos siempre que contactes con una consultora de eventos virtuales porque estos productos requieren de una formación que puede llevar meses de trabajo, aunque te vendan que es muy fácil.

Si contratas tu evento a través de una consultora te ahorrarás tener que formarte y asignar recursos exclusivos para gestionar la parte técnica para su preparación y durante su celebración.

Aunque puedas pensar que te ahorras dinero por ir directamente al fabricante no es así. Las consultoras no cargamos un porcentaje sobre el PVP de la plataforma, sino que tenemos un descuento de distribución y solo cobramos por el servicio que te ahorrará mucho tiempo, dinero y sobre todo quebraderos de cabeza. Siempre es mejor dejar las cosas en manos de especialistas y más cuando se trata de cuestiones tan técnicas.


En Walcon Virtual Events contamos con la experiencia y el equipo profesional para que tu evento virtual sea un éxito.