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7 claves para realizar un evento virtual exitoso

Publicado: 06 / 04 / 2022
7 claves para realizar un evento virtual exitoso
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Los eventos virtuales suponen todo un desafío para empresas, instituciones públicas y ONGs.

En Walcon queremos compartir nuestro know-how de más de 4 años de experiencia para que la realización de tu evento virtual sea un éxito a través de estos 7 pasos:

1. Escoger las herramientas más apropiadas para el proyecto
En algunas ocasiones, con una plataforma virtual es suficiente, pero hay proyectos más complejos que requieren la integración de varias plataformas. Es algo muy común integrar aplicaciones como Zoom, Vimeo o Youtube dentro de una plataforma web3 o metaverso. Cabe recalcar aquí que en Walcon escogemos aquellas plataformas virtuales que más se ajuste a los proyectos de manera totalmente objetiva y conocemos bien los niveles de integración entre plataformas.

2. Planificar el proyecto
El project manager encargará de asesorar a la empresa organizadora para que esta tenga en cuenta los márgenes de tiempo y la programación del proyecto. Es importante ser disciplinado y tener mucha experiencia en la realización de eventos virtuales, ya que el éxito del evento depende en gran medida de prepararlo todo con antelación. También es muy importante saber si la plataforma tiene restricciones en redes protegidas. En este sentido, Walcon trabaja con todo tipo de plataformas, incluso con plataformas que no requieren abrir puertos/IPs específicos.

3. Configurar el espacio virtual 2D, 3D o VR
Hay plataformas que permiten mayor nivel de personalización que otras, por lo que, en algunos casos, la configuración puede llevar más tiempo.

4. Formar a los organizadores, ponentes y visitantes
Al igual que en el mundo real, los ponentes deben ensayar en un nuevo entorno. Además, es muy importante en el mundo digital que se hagan comprobaciones técnicas de sus equipos al menos una semana antes para evitar incidencias técnicas durante el evento.

5. Seleccionar al staff del evento
Dependiendo del tipo de plataforma, requerirá más personal o menos. Lo que es necesario en todos los casos es de un evento manager en todas las plataformas, y de soporte técnico en plataformas 3D con avatares. Siempre debe haber un equipo experimentado en eventos virtuales pendientes de que el evento transcurre con normalidad, ya que siempre suceden imprevistos durante el evento.

6. Cumplir con la normativa RGPD
La normativa de protección de datos RGPD es una de las más seguras del mundo. En Walcon, nos aseguramos que nuestros proveedores cumplan con dicha normativa para proteger los datos personales de todos los participantes.

7. Analizar los KPIs del evento
El organizador debe recibir unas analíticas del evento para que pueda evaluar el éxito del mismo y compararlo con las previsiones iniciales. En los eventos virtuales es muy habitual tener una asistencia del 30% sobre el porcentaje de invitados totales, aunque depende mucho también del nivel de implicación de la entidad organizadores. En Walcon hemos trabajado en eventos con hasta un 95% de asistencia sobre invitados totales. Hay que llamar la atención del visitante, crearle la necesidad de querer asistir al evento. En eventos corporativos es más sencillo si se establece asistencia obligatoria.

Esperamos que esta información os haya resultado de utilidad. Si estás interesado en realizar un evento virtual a través de Walcon, puedes solicitar una reunión con nosotros haciendo clic aquí.